文房具を消耗品費で経費化しよう！ 具体的な勘定科目・仕訳方法も解説！

補足として、一見消耗品費として仕訳して良いように思える費用が発生するものの、実は消耗品費と仕訳しないケースがあります。

その一例が、

• 雑費
  
• 広告宣伝費

消耗品費を勘定科目として仕訳する場合、基本的には次のように記載します。

例：複合機用の替えのインクジェットを5,000円で購入した

今回はそのまま借方に「消耗品費」となっていますが、「事務用品費」や「事務用消耗品費」などの勘定科目を用いることもできます。

ただし、仕訳項目が煩雑になるのと、細かく分類しても税務上ほとんどメリットがないため、一括で「消耗品費」を用いることをおすすめします。

文房具を経費にする場合、どのような点に気を付けるべきでしょうか。

これから、

1. 日常的な経費利用について
2. 10万円以上の文房具について

私生活で購入するものまで経費にしようと考える方は少なくないですが、基本的に経費にできるのは「事業（仕事）に関係する費用」だけであり、プライベートでの費用を含めることはできません。

それ以外の私的に使う費用まで日常的に経費に含めていると当然ながら税務署から怪しまれますし、税務調査が入ればすぐに不正が発覚します。

たとえば個人事業主の方は、家賃や光熱費なども「按分」によって事業分を経費に含めることができますが、プライベートも含めた費用全額を経費にしようとすると否認される可能性が高くなります。

このため、あらかじめ経費にできる割合を定めておき、プライベートと事業用では口座やクレジットカードなどを完全に分離することで、日常的な費用を経費にして税務署から怪しまれることを避けられます。

冒頭で文房具は10万円未満のものであれば「消耗品費」になると説明しましたが、10万円以上のものは「資産」扱いとなってしまい、一括で経費にできなくなります。

たとえば高価でありながら消耗品費に含まれる「パソコン」は、一定以上のスペックのものを購入すると1台あたりの金額が普通に10万円を超えます。

その場合は一括で損金算入できず、耐用年数に基づいて減価償却を行う必要があります。

パソコンの耐用年数はサーバー用でなければ4年と決まっているため、定率法で計算した場合、1年ずつ5万円を経費とすることになります。  

誰もが事務的に使用する文房具であれば単体で10万円を超えることはほとんどありませんが、パソコンなど比較的高価な物品では10万円を超えることは容易にあり得ます。

ただし「中小企業等」に含まれる会社の場合、10万円を超えても、

• 一括償却資産：20万円未満の場合、3年に分けて経費にする
• 少額減価償却資産：30万円未満、年300万円まで全額を経費にする

仕事に使う文房具は当然のように経費にできますが、実際のところ対策のためにはもっとさまざまな費用を経費にしたい、と考えている方も多いでしょう。

そこで、たびたび紹介されることの多い、

• プライベート費用を経費にする
• 証拠を残しておく

公私混同でプライベート費用も経費にして対策をすることは「可能」ではありますが、会社の場合は特にリスクが高いです。

経験豊富な社長などが、ウェブメディア等を通じて「私的な費用も経費にできる」と主張していることがありますが、それはあくまで「その人が大丈夫だっただけ」です。

もし何でもかんでも経費にできるのであれば、極端にいえばプライベートの費用すべてをもっともらしい理由を付けて経費にできることになってしまいます。

たとえば個人事業主の中には、仕事で利用するスーツを経費にしている方もおられますが、逆に認められないケースも少なくありません。  

たしかに個人事業主の場合はプライベートでの費用と事業での費用が混ざってしまうことがありますが、経費を増やすために「敢えて」公私混同して、ほとんど私的に使っているものの購入費用全額を経費にするならばアウトです。

会社の場合は特に厳しく、たとえ一度指摘されなかったとしても、経費の過剰計上は税法上違反であることには変わりなく、税務調査が入れば確実に違反が判明し、ペナルティを受け信用問題にも発展する可能性があるため、おすすめしません。

文房具を含めた消耗品費を経費にするうえで欠かせないポイントが、必ず「領収書」などの履歴が残るものをもらい、費用が発生した証拠を保存しておくという点です。

たとえば社員がちょうど欠品していた文房具を自費で購入し、経費としてその代金を受け取るような場合、もし領収書が必要なければ口頭だけで多めの経費を請求し、着服するようなことが簡単にできてしまいます。

経理を担当している方にとってはごく当たり前のことでもありますが、税務調査が入ることを前提に考えても重要な点です。

たとえ多額の経費が発生していて怪しまれていても、購入時の領収書やレシートがあるなら、何のために使った費用なのかを簡単に証明できます。

文房具の購入費用が経費になることはイメージしやすいですが、その他にも意外な費用が経費に計上できます。

たとえば、

• 通信費・プロバイダー料金
• 携帯電話利用料金・本体料金
• 経理ソフトウェア購入・サブスクリプション代金
• 各種セミナーへの参加費用
• コワーキングスペースの料金
• 仕事で利用したカフェの飲み物代

今回は、文房具を経費にすることについて、関連する点も含めてさまざまな点を取り上げてきましたが、いかがでしたでしょうか。

消耗品として計上できる10万円未満の文房具は確実に経費にすることで、課税金額の減額によるキャッシュフロー改善貢献します。

ただし何から何まで経費になるわけではなく、まとめ買いをして短期間で使い切れないものなど、経費として否認される可能性があることにも注意しましょう。

経費対象になるかどうか不安な方はマネーキャリアに相談可能です。マネーキャリアでは法人の方も無料で相談可能な為、この機会に利用してみてはいかがでしょうか。

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