交通費や定期代を経費計上する際の注意点を解説！実費精算はOK？

法人に限らず個人事業主やフリーランスの方でも交通費は必ずかかる費用の1つです。経営をするうえで交通費の理解と仕訳方法は欠かさず覚えておかなければなりません。

定期代などの交通費は経費にできることはほとんどの人が知っていると思いますが、電子マネーの普及で経費計上の際注意すべき点が増えてきました。

この記事で改めて交通費について理解するとともに、会社の経費計上について振り返りましょう。

交通費は「仕事に関連している」のであれば無条件で経費にとして計上できます。

上手に交通費を仕事に関連付けることで会社やプライベートのメリットを生み出すことができますよ。

法人の場合、従業員やアルバイトへの交通費は福利厚生費として計上します。

こちらはほとんどの会社が導入しているため分かりやすいのではないでしょうか。

交通費を支給することは義務ではありませんがなければ出勤や出張費をすべて自分で払うことになります。福利厚生として交通費がなければ人材も集まりにくいため導入しているのもうなずけます。

通勤や出張はもちろんのこと飲み会のタクシー代も福利厚生費として支払いが可能です。

交通費や定期代は福利厚生の1つとして非課税で受け取ることができるので従業員側にも利点があるだけでなく、経費として計上できるため、会社にとって課税金額の減額につながるのです。

ただし非課税枠には限度額がありますので、そちらについては国税庁の通勤手当の非課税限度額の引上げについてをご覧ください。

交通費の計上は実費精算でも行うことができます。

現在は定額支給が主流となっています。しかし最近になりテレワークが増え定額支給よりも実費精算の方が費用がかからないケースが出てきたため実費精算を検討する経営者も増えてきました。

確かに、無駄なく支給できるため費用を抑えるには効果的かもしれません。

しかし会社の規程作成や、毎月個別の報告が必要なので定額で支払いを行っていた時よりも経理処理が複雑になります。

また通勤手当が変わると社会保険料が減る可能性があるため、将来の年金額が少なくなってしまうことがあります。

経理処理だけでなく、従業員の年金にも影響がでてきますので経費計上を変更する際には検討をしっかり行わなければなりません。

SUICAやPASMOなどのICカードをバスや電車で利用することが一般的となってきました。そのためICカード代を経費にする状況も多くなっています。

こちらの項目ではSUICAやPASMOなどのICカードチャージ代を経費にする際の注意点である

• プライベートで使った費用を混同させない
• 決算時点の残高が分かるようにする

ICカードはチャージしてすぐには使用履歴にのりません。

そのため決算時点で残高が反映されてない場合がありますので、決算時には実際の使用額を確認しておきましょう。

また備の解説を下記の項目で行っていますが、帳簿をつけるためにはICカードの残高が必要ですので相違があってはいけません。

未使用分なのでそこまで大きな金額ではないかもしれませんが細かいところまでしっかり管理しておくとチェックが入った際徹底された管理のもと経営が行われているという印象を与えることができます。

定期代や交通費を経費にするにあたって知っておくと役立つポイントを紹介します。

ポイントは

1. 旅行にかかる交通費も工夫すれば経費に
2. 出張旅費規程を作成する
3. 領収書や履歴を必ず残す

個人事業主、法人経営者、フリーランスはプライベートな旅行も工夫すれば経費として計上できます。

条件は旅行先で「業務に関係あることをする」ということです。

ただただ旅行にいくだけでは当然経費として落とすことは不可能です。

そのため小売業であれば仕入れ先に検討しているお店があるため実際に行ってみる、雑誌編集をやっているのであれば、ターゲットに取材を行うなど業務に関係することを盛り込みましょう。

実際取材なら取材、下見なら下見は必ず行いましょう。視察した証拠に写真などを残しておくと信ぴょう性が高まるためオススメです。

ただし不自然に高い金額を経費に計上していると指摘が入るケースがあります。また家族全員分を経費に計上するのは無理があります。

取引先に夫婦であいさつするためや、経営に妻が大きくかかわっているため同行したという理由で配偶者は認められるかもしれませんが原則は経営者1人分のみです。

ちなみに法人での慰安旅行の旅費交通費は福利厚生費として落とすこともできます。

ただしこちらは

• 職場の半数以上が参加
• 4泊5日以内
• 一人当たり10万以下

法人であれば出張旅費規程を作成することをおすすめします。

メリットとして

1. 経理側の処理簡略化
2. 費用として損金計上可能
3. 従業員の出張計画の単純化

領収書や使用履歴は必ず残しましょう。

電車や新幹線、バスの切符は改札や降車の際に回収されてしますので残すのが難しい場合もあります。無理であれば使った日のメモを残すようにしましょう。

確実に支払いがされており、それが業務上のものであれば支払いは可能ですが詳細を記録しておくのに越しておくことはありません。

ちなみに何度も領収書がない費用を経費として計上していたり、タクシー代など領収書がもらえると分かっているものの領収書がなかった場合、申請しても認められないケースがありますので注意が必要です。

ちなみに領収書がない場合の扱いに備えて精算書をあらかじめ書式として作っておくのも良いでしょう。

Microsoftのホームページに経費精算書のテンプレートがありますので参考にしてはいかがでしょうか。

申請項目を決めて詳細に記載しておくことは、管理方法が行き届いている証明にもなりますよ。

定期代とICカードチャージ代の経理処理方法について解説します。

仕訳の際ポイントをまとめると

• 定期代計上：決算時期に注意、必要であれば月割で計算
• チャージ代計上：利用した都度仕訳を行うのが原則だが、決算時の残高を仕訳することで簡略化

定期代を経費として処理する際には決算がいつかを考慮しなければなりません。

12月決算であれば問題ないのですが、1月に半年定期を購入した場合3月決算の会社は定期代をそのままの金額で計上してはいけません。

1～3月までを月割りで計算し、仕訳を行いましょう。

半年分の定期代が60000円と仮定して仕訳の例をあげます。

【定期支給時】

決算時の仕訳は6カ月の内の3カ月分になるので30000円を計上します。

【決算時】

決算時には前払費用（前もって支払った分を来期以降に繰り越すことを目的とした経過勘定）を使用します。

【次年度】

上記のように反対勘定をすることで今年度と来年度を分けて計上できるのです。

ICカードチャージ代の仕訳は間違えやすいので注意を払わなければいけません。

今回は10000円チャージした場合を例にあげます。

【チャージ代入金時】

交通費の経費計上はうまく活用することで会社経営を円滑にすすめることができる重要な項目です。